Ce que nous faisons de vos données.

01Qui est responsable

Pour les actions de formation, le responsable de traitement est INSERTEK, association déclarée, SIRET 924 078 819 00027, même adresse. Les règles décrites ici s’appliquent de la même manière.

02Ce que nous collectons, et pourquoi

La provenance de votre visite

Lorsque vous arrivez par un lien publié sur nos réseaux, l’adresse de la page porte le nom du réseau, par exemple « source=instagram ». Ce nom suit les liens de votre visite et, si vous remplissez un formulaire ou réservez un rendez-vous, il accompagne votre demande. Aucun traceur n’est déposé sur votre appareil, et ce nom ne permet pas de vous identifier.

• Finalité : savoir quels réseaux nous amènent nos demandes.
• Base légale : notre intérêt légitime à mesurer l’effet de nos publications (article 6.1.f du RGPD).
• Conservation : celle de la demande qu’il accompagne.

L’auto-diagnostic

À la fin du questionnaire, le résultat s’affiche ; si vous le souhaitez, le formulaire vous demande ensuite vos prénom, nom, adresse électronique et numéro de téléphone. Sont enregistrées avec eux vos 32 réponses et la synthèse qui en découle : auditabilité, taux de conformité déclaré, durée d’audit estimée, blocages relevés.

• Finalité : vous envoyer une copie de ce diagnostic par courriel, vous rappeler à son sujet et vous proposer, le cas échéant, un accompagnement adapté.
• Base légale : votre consentement, recueilli par la case à cocher (article 6.1.a du RGPD). Vous pouvez le retirer à tout moment.
• Caractère facultatif : le questionnaire est utilisable sans rien donner : le résultat s’affiche, vous pouvez l’imprimer. Les coordonnées ne sont demandées que pour la dernière étape.
• Conservation : trois ans à compter du dernier échange, puis suppression.

Le formulaire « Être rappelé »

Présent en bas de la plupart des pages, il demande votre nom et votre numéro de téléphone.

Si vous le souhaitez, vous y ajoutez votre adresse électronique, quelques mots sur où vous en êtes et la façon dont vous nous avez connus.

• Finalité : vous rappeler sous un jour ouvré.
• Base légale : votre consentement, recueilli par la case à cocher (article 6.1.a du RGPD). Vous pouvez le retirer à tout moment.
• Conservation : trois ans à compter du dernier échange, puis suppression.

La lettre de veille

Proposée sur la bibliothèque et sur quelques pages, elle ne demande que votre adresse électronique.

• Finalité : vous écrire quand un texte paraît sur la formation professionnelle ou Qualiopi.
• Base légale : votre consentement, recueilli par la case à cocher (article 6.1.a du RGPD). Vous pouvez le retirer à tout moment.
• Conservation : jusqu’à votre désinscription.

Le calculateur de durée d’audit et le simulateur de création

Ces deux outils ne vous demandent rien : le calcul se fait dans votre navigateur. Si vous demandez à recevoir le résultat par courriel, nous recevons votre adresse électronique et vos réponses : pour le calculateur, le type d’audit, le chiffre d’affaires formation, les catégories, le nombre de sites et le statut de nouvel entrant ; pour le simulateur, votre activité, le financeur de votre premier client et l’état de votre structure. Notre serveur refait le résultat à partir de ces seules réponses.

• Finalité : vous envoyer ce résultat, et vous recontacter à son sujet.
• Base légale : votre consentement, recueilli par la case à cocher (article 6.1.a du RGPD). Vous pouvez le retirer à tout moment.
• Conservation : trois ans à compter du dernier échange, puis suppression.

La vérification d’un organisme

L’outil Vérifier un organisme ne vous demande rien sur vous. La dénomination ou le numéro que vous saisissez est transmis à notre serveur, qui interroge pour vous la liste publique des organismes de formation du ministère du Travail et l’Annuaire des Entreprises de l’État : votre adresse IP ne leur est pas communiquée.

• Finalité : afficher le statut de certification de l’organisme recherché.
• Base légale : l’intérêt légitime d’ETHITEK à répondre à la recherche que vous lancez (article 6.1.f du RGPD).
• Conservation : la réponse est gardée une heure en cache pour accélérer les recherches identiques, sans lien avec la personne qui l’a demandée. Comme toute page consultée, la requête figure dans les journaux de connexion de l’hébergeur (article 4).

L’observatoire du marché

La page Observatoire ne vous demande rien et ne dépose aucun traceur. Elle reprend chaque jour la liste publique des organismes de formation, que le ministère du Travail diffuse en données ouvertes (article L. 6351-7-1 du code du travail). Sa carte présente trois vues : les organismes entrés sur la liste depuis moins de trente jours, tous les organismes de la liste, et les organismes étrangers que représente un organisme déclaré en France.

Elle affiche pour chaque organisme sa dénomination, son numéro de déclaration d’activité, ses catégories certifiées, sa commune et sa position, arrondie à un kilomètre environ ou ramenée au centre de la commune ; pour les nouveaux organismes, aussi la date de déclaration. Lorsque l’organisme est une entreprise individuelle, ces informations se rapportent à une personne : sa dénomination peut être le nom de son dirigeant.

• Finalité : informer les acteurs de la formation sur l’état et les mouvements de leur marché.
• Base légale : l’intérêt légitime d’ETHITEK à éclairer ce marché à partir de données rendues publiques par l’État (article 6.1.f du RGPD).
• Conservation : la carte suit la liste du jour. Un organisme qui en sort disparaît de la carte à la collecte suivante, et trente jours après son entrée sur la liste, il n’est plus nommé parmi les nouveaux. Si la collecte s’interrompt plus de sept jours, la carte de tous les organismes et la vue monde ne montrent plus aucun nom. Notre copie de la liste est remplacée chaque jour par la suivante, et les écarts relevés d’un jour à l’autre sont effacés au bout de quarante jours ; au-delà, nous ne gardons que des totaux, sans aucun nom.
• Opposition : le dirigeant qui ne souhaite pas voir son organisme nommé nous écrit à l’adresse indiquée à l’article 6. L’organisme reste compté et placé sur la carte, sans nom, numéro ni date.

La prise de rendez-vous

Le calendrier est fourni par Calendly. En réservant, vous lui transmettez directement vos nom, adresse électronique et créneau, ainsi que toute information que vous portez dans le champ libre.

La personne de l’équipe dont vous avez choisi l’agenda reçoit ces informations par courriel.

• Finalité : organiser l’entretien et vous en envoyer le rappel.
• Base légale : l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b du RGPD).
• Conservation : trois ans à compter du dernier échange.

Les échanges directs

Lorsque vous écrivez ou appelez, sont conservés votre message, vos coordonnées et l’historique de l’échange.

• Base légale : l’intérêt légitime d’ETHITEK à répondre et à assurer le suivi de la relation (article 6.1.f du RGPD).
• Conservation : trois ans à compter du dernier échange, pour les prospects.

Le suivi commercial

Les demandes qui nous parviennent par les formulaires de ce site (auto-diagnostic, « Être rappelé », lettre de veille, Boot Camp, résultats du calculateur et du simulateur) et les demandes d’espace client que vous nous adressez vous-même sont réunies dans l’espace de notre équipe : une fiche par personne, avec l’historique de ses envois et le suivi de nos échanges (notes d’appel, rendez-vous, proposition, décision). Une demande reçue par téléphone ou par courriel peut y être ajoutée par l’équipe. Les membres de l’équipe y ont accès, et personne d’autre.

Chaque matin de semaine, un courriel rappelle à chacun d’eux ses relances du jour : il ne contient que des nombres, jamais vos coordonnées.

• Finalité : répondre à votre demande, organiser le suivi de nos échanges, et connaître l’origine et l’issue des demandes que nous recevons.
• Base légale : celle de la demande qu’il prolonge, votre consentement pour les formulaires (article 6.1.a du RGPD), les mesures précontractuelles prises à votre demande pour l’espace client (article 6.1.b) ; pour le suivi de nos échanges, l’intérêt légitime d’ETHITEK à suivre la relation commerciale (article 6.1.f).
• Hébergement : les fiches sont stockées dans l’Union européenne, à Francfort, par Netlify (article 3).
• Conservation : trois ans à compter de la collecte de vos données ou du dernier contact venu de vous, comme le prévoit le référentiel de la CNIL relatif à la gestion des activités commerciales, puis effacement automatique. Si vous devenez client, la règle des clients s’applique. Inscrit à la lettre de veille, vous le restez jusqu’à votre désinscription ; passé ces trois ans, nous ne gardons que votre adresse. Désinscrit, vous ne serez pas réinscrit d’office par un formulaire rempli à votre adresse : nous gardons pour cela, trois ans, une empreinte de celle-ci, qui ne la contient pas en clair.
• Effacement : sur simple demande, votre fiche et tout son historique sont effacés. Nous ne gardons alors, pendant trois ans, qu’une empreinte calculée à partir de votre adresse et de votre numéro, qui ne les contient pas en clair : elle sert seulement à ne pas vous réintroduire lorsque nous reprenons d’anciens envois de formulaires. Une demande d’espace client refusée, ou un profil abandonné, sort aussi du suivi.

Les clients

Devis, contrats, livrables, comptes rendus, correspondance, factures et pièces de paiement.

• Base légale : l’exécution du contrat (article 6.1.b) et les obligations légales, comptables et fiscales (article 6.1.c).
• Conservation : la durée de la relation, puis cinq ans au titre de la prescription commerciale ; dix ans pour les pièces comptables, conformément à l’article L.123-22 du code de commerce.

L’espace client et l’espace équipe

Réservé à nos clients et à notre équipe, il réunit pour chaque dossier les nom et adresse électronique des personnes qui y ont accès, l’avancement que nous y notons point par point sur le référentiel national qualité, vos démonstrations, vos messages et les pièces que vous déposez, au format PDF ou image. Chaque client ne voit que ses propres dossiers.

Votre profil, avant tout accès. Chacun crée d’abord son profil. Un client y décrit sa demande : ses prénom, nom, fonction et téléphone, son organisme (dénomination, SIREN et numéro de déclaration d’activité s’il les a, situation, actions par catégorie, certification et certificateur), ce qu’il attend de nous, l’échéance visée, la formule envisagée et, s’il le souhaite, quelques lignes sur sa situation. Un consultant y indique ses prénom, nom et téléphone, sa forme d’exercice, ses domaines d’intervention, son expérience et son parcours, et joint son CV au format PDF.

Le récapitulatif de la demande parvient par courriel à Adnane Cafile, à l’adresse info@votrereferentqualite.com, qui valide ou refuse chaque accès depuis l’espace. Le CV ne voyage pas par courriel : il ne se lit que dans l’espace, depuis ce seul compte. Une fois l’accès ouvert, le récapitulatif de la demande d’un client sert aussi à l’équipe pour créer son dossier.

La connexion. Votre adresse est d’abord validée par un lien à usage unique, valable vingt minutes. Vous vous connectez ensuite au choix : par un nouveau lien reçu à chaque connexion ; par un mot de passe, dont nous ne gardons qu’une empreinte calculée par une fonction lente et salée, jamais le mot de passe lui-même, selon la recommandation de la CNIL sur les mots de passe ; ou avec un compte Google, Microsoft ou Yahoo lié à votre espace. Ce dernier garde votre mot de passe et votre double authentification, nous transmet l’identifiant de votre compte, ainsi que votre nom (Google et Microsoft) et votre adresse (Google seulement), et traite cette connexion selon ses propres règles. Chaque changement de votre mode de connexion vous est signalé par courriel. Un cookie de session vous garde connecté sept jours au plus (article 4).

Les alertes. Quand l’autre partie écrit, dépose une pièce ou met à jour un point de votre dossier, un courriel vous prévient, sans en reprendre le contenu. Vous pouvez couper ces alertes dans « Mon compte ».

• Finalité : étudier votre demande d’accès et y répondre, puis conduire votre accompagnement et préparer votre audit avec vous ; pour l’équipe, travailler sur les dossiers.
• Base légale : les mesures précontractuelles prises à votre demande, puis l’exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD).
• Hébergement : profils, CV, dossiers et pièces sont stockés et traités dans l’Union européenne, à Francfort, par Netlify (article 3).
• Conservation des profils : une demande refusée est effacée aussitôt, avec le profil et le CV ; un profil jamais envoyé, trois mois après la dernière connexion, ou après l’invitation restée sans suite. Une fois l’accès ouvert, le profil reste attaché au compte et disparaît avec lui. Le courriel de la demande, reçu sur info@votrereferentqualite.com, suit la règle des échanges directs, plus haut.
• Conservation des dossiers : trois ans, la durée d’un cycle de certification, renouvelés par tacite reconduction tant que l’accompagnement se poursuit. À la fin de l’accompagnement, nous gardons le dossier six mois pour vous remettre les pièces que vous souhaitez conserver, puis nous l’effaçons. Les documents contractuels et comptables suivent la règle des clients, ci-dessus.
• Les données de vos stagiaires : les noms, les prénoms et toute information que vous nous transmettez servent exclusivement à l’accompagnement ; aucun autre usage n’est autorisé. Toute personne concernée peut en demander la suppression (CGV conseil, article 14). Ne déposez que ce que l’audit demande, et masquez les noms dès que la pièce garde sans eux sa valeur de preuve.

Les données des stagiaires en formation

Pour les actions dispensées par INSERTEK : identité, coordonnées, entreprise, feuilles d’émargement, évaluations, attestations. Ces pièces sont exigées par le code du travail et par le référentiel national qualité ; elles doivent pouvoir être présentées à un auditeur ou à un financeur.

• Base légale : obligation légale (article 6.1.c) et exécution du contrat de formation.
• Conservation : conformément aux exigences de contrôle applicables aux organismes de formation et aux financeurs, sans excéder dix ans.

03Qui d’autre y a accès

Personne, en dehors des membres de l’équipe du cabinet et des prestataires techniques ci-dessous, qui agissent sur instruction et pour le seul compte du responsable de traitement. Aucune donnée n’est vendue, louée ni cédée à des fins de prospection par un tiers.

Dès la signature d’un contrat de conseil, la dénomination de votre organisme est communiquée aux organismes certificateurs pour lesquels Adnane Cafile réalise des audits : informés de la situation, ils désignent librement l’auditeur, et Adnane Cafile ne sera jamais le vôtre (CGV conseil, article 9). Base légale : l’intérêt légitime à prévenir tout conflit d’intérêts (article 6.1.f du RGPD).

En dehors de ce cas, vos données ne sont transmises à votre opérateur de compétences ou à votre organisme certificateur qu’à votre demande ou lorsque le financement que vous avez sollicité l’exige.

04Cookies et traceurs

Ce site ne dépose aucun cookie de mesure d’audience, de publicité ou de réseau social. Aucune bannière de consentement ne vous est imposée, parce qu’il n’y a rien à consentir.

Une exception : la page Prendre rendez-vous intègre le calendrier Calendly. Ce calendrier dépose ses propres cookies et affiche sa propre information.

Vous préférez éviter Calendly ? N’ouvrez pas cette page : appelez le 09 70 70 95 44 ou écrivez-nous, le résultat est le même.

L’espace client dépose un cookie de session, strictement nécessaire à la connexion : il ne sert à rien d’autre et disparaît au plus tard après sept jours. Pendant une connexion avec Google, Microsoft ou Yahoo, un second cookie, effacé au retour et au plus tard après dix minutes, relie l’aller et le retour. Si vous ouvrez un écran de l’espace avant d’être connecté, votre navigateur le garde en mémoire une heure au plus, pour vous y ramener après la connexion ; rien n’en part vers nous. Indispensables au service que vous demandez, ils ne requièrent pas de consentement.

L’hébergeur conserve par ailleurs des journaux de connexion (adresse IP, date, page demandée) à des fins de sécurité et de lutte contre la fraude, pour une durée qui n’excède pas douze mois.

05Sécurité

Le site est servi exclusivement en HTTPS. L’accès aux boîtes et aux espaces de stockage est protégé par une authentification à deux facteurs.

Dans l’espace client, chaque adresse est validée par un lien à usage unique, chaque accès par Adnane Cafile, et chaque client ne voit que ses dossiers. Les mots de passe suivent la recommandation de la CNIL du 21 juillet 2022 : douze caractères variés au moins, ou quatorze, ou une phrase de sept mots, et les plus courants sont refusés. Nous n’en gardons qu’une empreinte, que personne ne peut relire ; les essais sont limités, et chaque nouveau lien annule les précédents.

Les données ne sont accessibles qu’aux personnes qui en ont besoin pour la prestation.

Aucun dispositif n’est infaillible. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits, vous en serez informé dans les conditions prévues à l’article 34 du RGPD.

06Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela remette en cause ce qui a été fait avant.

Une seule adresse pour tout : info@votrereferentqualite.com. Réponse sous un mois, conformément à l’article 12 du RGPD.

Un justificatif d’identité peut être demandé en cas de doute raisonnable.

Certaines données ne peuvent pas être effacées sur demande : les pièces comptables, les documents exigés par le contrôle des organismes de formation et, pendant le délai de prescription, les documents contractuels utiles à la défense de nos droits. Ces limites sont écrites ici pour que vous ne les découvriez pas au moment de votre demande.

07Réclamation auprès de la CNIL

Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou en ligne sur www.cnil.fr.

08Modifications

Toute modification de cette politique est publiée sur cette page, avec sa date. Si un changement touche une finalité fondée sur votre consentement, ce consentement vous sera redemandé.