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Avant de viser Qualiopi, il faut exister.
La certification n’est pas la première marche. Un organisme qui n’a ni numéro de déclaration d’activité, ni prestation réalisée, ni convention signée n’a rien à présenter à un auditeur, et rien à faire financer.
Cette page remet les six étapes dans l’ordre, avec ce que chacune débloque et ce qu’elle exige. Les deux seules qui se délèguent sont chiffrées plus bas : 900 € HT pour la création de société, 750 € HT pour le dossier de déclaration.
Les quatre autres demandent surtout votre temps.
L’essentiel en quatre points
Le numéro de déclaration d’activité (NDA) n’est pas un agrément. Il s’obtient sur dossier, une fois la première convention ou le premier contrat conclu, pas avant, et ne peut être refusé que par décision motivée, dans les cas prévus à l’article L. 6351-3.
L’administration ne vous autorise pas à former : elle enregistre que vous formez.
Encore faut-il que le dossier tienne : en 2025, 14 131 demandes sur 51 765 ont été refusées, plus d’une sur quatre (annexe « Formation professionnelle » au projet de loi de finances pour 2027, p. 197).
Il faut une première convention ou un premier contrat pour déposer. C’est un blocage fréquent chez les créateurs : ils cherchent le numéro pour vendre, alors qu’il faut vendre pour obtenir le numéro.
Qualiopi ouvre l’accès aux fonds publics et mutualisés (OPCO, apprentissage, CPF, France Travail, régions) : 59 % du chiffre d’affaires du secteur en 2024, dernière répartition publiée. Vous pouvez former et facturer sans être certifié ; vous ne pouvez pas être financé par ces fonds.
Une exception, et elle est datée : si vous dispensez pour la première fois une action de formation par apprentissage, vous pouvez être financé pendant six mois sans détenir la certification, à condition de transmettre au financeur, dans les deux mois, la copie du contrat signé avec votre certificateur (article R. 6316-9 du code du travail). Passé six mois sans certificat, plus aucun nouvel engagement avec un financeur.
Le bilan pédagogique et financier est annuel et obligatoire, dès la première année d’activité. C’est lui qui fait exister votre activité aux yeux de l’administration : une déclaration d’activité devient caduque lorsqu’aucune activité de formation n’y est déclarée, et il faut alors redéposer un dossier et repartir comme nouvel organisme, donc sans certification possible entre-temps.
En 2025, 21 659 déclarations ont ainsi été rendues caduques, faute d’activité ou de bilan remis (même annexe, p. 197).
Les six étapes, dans l’ordre
Aucune ne peut être sautée, et l’ordre compte : chacune produit la pièce que la suivante exige.
Étape 1
Choisir la structure
Entreprise individuelle, SASU, SARL, association. Le choix se fait sur le régime social du dirigeant, la TVA et la capacité à recruter, pas sur ce que fait le voisin.
Une association qui distribue des bénéfices déguisés se fait rattraper ; une SASU dont le président n’a pas de rémunération n’ouvre aucun droit.
Étape 2
Immatriculer
Guichet unique, statuts, dépôt de capital, annonce légale, code APE. Le code APE est attribué par l’Insee, à des fins statistiques, d’après l’activité principale que vous déclarez : le plus souvent 85.59A ou 85.59B, 85.53Z pour une école de conduite.
Il ne conditionne pas la déclaration d’activité, mais une activité clairement décrite évite des questions inutiles.
Étape 3
Vendre la première action
Une convention de formation avec une entreprise, ou un contrat de formation avec un particulier. C’est cette pièce qui ouvre le droit à déposer.
Elle précise l’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action, les moyens, la durée et la période de réalisation, la part à distance, les modalités de déroulement, de suivi et de sanction, le prix et les modalités de règlement (article D. 6353-1).
Avec un particulier, le contrat porte en plus les mentions de l’article L. 6353-4, à peine de nullité, ouvre dix jours de rétractation, et rien n’est exigible avant leur terme, puis 30 % au plus (articles L. 6353-5 et L. 6353-6).
Étape 4
Déposer la déclaration
Dossier auprès de la DREETS de votre région, dans les trois mois qui suivent la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle (article R. 6351-1 du code du travail).
Pièces : justificatif SIREN, bulletin n° 3 du casier judiciaire du dirigeant, copie de la première convention ou du premier contrat, contenu, organisation et moyens de l’action avec la liste des intervenants et leurs titres et qualités, pièce d’identité du dirigeant, et vos statuts si vous formez par apprentissage (article R. 6351-5).
Micro-entrepreneur au régime micro-social, sous le plafond du régime micro pour les prestations de services : la copie de la convention et le descriptif de l’action sont remplacés par une présentation en huit rubriques (modèle de l’arrêté du 24 novembre 2025) ; la convention reste à la disposition de l’administration (article R. 6351-5, II).
Le préfet de région délivre le récépissé dans les deux mois qui suivent le dossier complet ; jusque-là, vous êtes réputé déclaré (article R. 6351-6).
Étape 5
Tenir dès le premier jour
Émargements, programmes, évaluations, règlement intérieur, information préalable des stagiaires. Ce sont exactement les pièces que l’auditeur Qualiopi demandera.
Les produire dès le départ coûte dix minutes par action ; dix-huit mois plus tard, un émargement oublié ne se rattrape plus.
Étape 6
Déposer le bilan annuel
Le bilan pédagogique et financier, chaque année, même sans activité. C’est la pièce que la DREETS regarde, et celle par laquelle votre activité existe pour elle.
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De la première convention au numéro de déclaration
La déclaration ne se dépose qu’après une première vente. Elle vit ensuite au rythme du bilan pédagogique et financier.
- Étape 1Première convention ou premier contrat
C’est elle qui ouvre le droit de déclarer.
- 3 mois au plusDépôt de la déclaration
Auprès du préfet de région, avec les pièces de l’article R. 6351-5.
- 2 moisInstruction
Récépissé et numéro sous deux mois après le dossier complet. Vous êtes réputé déclaré entre-temps ; le silence vaut enregistrement. Un refus motivé reste possible dans les cas de l’article L. 6351-3.
- 30 avril, en pratique 31 maiBilan pédagogique et financier
Chaque année, avant le 30 avril selon le code ; la campagne de dépôt est prolongée chaque année jusqu’au 31 mai. Sans activité déclarée, ou s’il n’est pas adressé, la déclaration devient caduque.
Clé en main · se lancer
Ce que nous pouvons faire pour vous, et ce que ça coûte
Deux prestations, ou les deux réunies pour 1 650 € HT dans l’accompagnement De la création au premier euro, qui vous suit jusqu’à votre première facture. Le reste, vous le faites très bien seul.
Votre structure existe
Lancement Express NDA : déclaration d’activité
750 € HT
Nous montons le dossier complet de déclaration : trame de convention conforme, programme aux normes, pièces justificatives, dépôt. Votre dossier part complet, et vous repartez avec des trames réutilisables pour vos besoins propres plutôt qu’un dossier jetable.
Le numéro est attribué par la DREETS, l’administration régionale du travail, pas par nous.
Vous repartez avec : trame de convention, trame de contrat, programme type, modèle d’émargement, modèle d’attestation, règlement intérieur. Cédés à titre non exclusif au paiement intégral, pour les besoins propres de votre organisme : vous ne pouvez ni les revendre, ni les diffuser à des tiers, ni les utiliser pour accompagner d’autres organismes (article 11).
Si la structure n’existe pas encore
Création de la société
900 € HT
Choix de la forme au regard de votre situation réelle, rédaction des statuts, formalités d’immatriculation, description de l’activité, dont découle le code APE. Fait dans la perspective de la formation, pas d’une création générique : l’objet social, la description de l’activité et le régime de TVA sont posés pour ce que vous allez vendre.
Frais compris : annonce légale et dépôt au greffe sont inclus dans les 900 € HT. Reste à votre charge le seul dépôt de capital, qui vous appartient et que vous récupérez.
Prix hors taxes, TVA 20 % en sus. Ces prestations relèvent du conseil : elles ne sont pas finançables par un opérateur de compétences.
Conditions détaillées dans les CGV de conseil.
Ensuite, trois façons de viser Qualiopi
Selon votre temps, votre budget et votre envie de construire vous-même. Chacune a son prix public, et l’une d’elles est finançable : nous préférons vous le dire avant que vous ne choisissiez.
Nous le faisons pour vous.
Pour ceux qui manquent de temps et veulent que ce soit fait, et bien fait.
- La création et la déclaration, avec l’accompagnement De la création au premier euro.
- L’accompagnement Qualiopi, le moment venu, préparation au passage de l’audit comprise : vous répondez vous-mêmes le jour J.
- Certifié ou remboursé sur l’accompagnement Qualiopi.
1 650 € HTde la création au premier euro ; l’accompagnement Qualiopi, 2 490 € HT.
Le clé en main →Nous vous guidons jusqu’à vos objectifs.
Pour ceux qui veulent poser leur système eux-mêmes, dès la création.
- Une séance par critère, deux heures, à distance.
- Un objectif par séance, appliqué à vos propres dossiers.
- Dès la création : c’est le meilleur moment pour poser votre système.
250 € HTla séance de deux heures, prix public, TVA 20 % en sus ; le parcours type en sept séances, 1 750 € HT.
Le coaching →Nous vous faisons monter en compétence, pour rester autonome.
Pour ceux qui veulent apprendre en petit groupe, avec un financement possible.
- Module 1 : lancer son activité et obtenir son numéro de déclaration, deux journées.
- Module 2 : réussir sa certification Qualiopi, trois journées.
- Six participants au plus, à Bondy ou en classe virtuelle.
1 890 € net de taxefinançable selon votre statut et l’ancienneté de votre structure, ce que nous vérifions avec vous à la pré-inscription ; dispensé par INSERTEK, organisme certifié Qualiopi.
Le Boot Camp →La règle, en une phrase. Le clé en main est pour qui a du budget et pas de temps, le coaching pour qui veut construire lui-même, guidé, le Boot Camp pour qui a du temps et cherche un financement.
Et l’asymétrie mérite d’être dite en clair : une formation prise en charge en totalité peut ne rien vous coûter de votre poche ; l’accompagnement Qualiopi clé en main à 2 490 € HT vous coûte 2 988 € TTC, le coaching en sept séances 2 100 € TTC. Pour les salariés de la branche des organismes de formation, AKTO peut prendre en charge le Boot Camp en entier. Si votre trésorerie décide, ce n’est pas un détail : c’est le critère principal.
Ce qu’on nous demande le plus souvent
Puis-je obtenir le numéro de déclaration avant d’avoir un client ?
Non. Le dossier exige une convention ou un contrat de formation déjà conclu.
C’est la première vente qui ouvre le droit à déclarer, pas l’intention de vendre.
C’est un blocage fréquent chez les créateurs, et il se dénoue toujours de la même façon : vendez une première action, même modeste, et déposez dans les trois mois qui suivent.
Je débute. Dois-je attendre d’avoir un historique de formations ?
Non, et attendre vous coûterait votre meilleur avantage. Une seule condition d’antériorité : qu’une action ait démarré dans chaque catégorie demandée.
Le reste est administratif : votre SIREN, et votre numéro de déclaration ou la preuve de son dépôt depuis moins de trois mois.
Une formation longue à peine commencée suffit ; signer une convention ne suffit pas. C’est le prérequis de déclenchement posé à l’article 1er de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié, et rappelé au § 7.5 du questions-réponses du ministère.
Ce prérequis rempli, vous êtes nouvel entrant au sens du même article : prestataire dans sa première année d’activité. Et c’est la position la plus favorable du dispositif, parce que onze indicateurs (2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32, selon l’arrêté du 6 juin 2019 modifié ; liste à confirmer pour les audits menés à compter du 1er novembre 2026) sont audités sur la formalisation de votre processus, pas sur sa mise en œuvre.
Celle-ci sera vérifiée plus tard, à la surveillance, dont la durée est alors majorée d’une demi-journée. En V10, un projet d’arrêté, non publié à ce jour, prévoit une surveillance sur site, majorée d’une journée en apprentissage ou au-delà de 750 000 € de chiffre d’affaires.
Traduction : on ne peut pas vous demander des preuves d’exécution que vous ne pouvez pas avoir. Attendre « d’avoir du volume » vous fait perdre cet allègement dès votre premier bilan pédagogique et financier transmis, et vous fait arriver avec des dossiers imparfaits à montrer, au lieu d’un processus propre.
Combien de temps entre la déclaration et la certification ?
Nous ne promettons pas de délai, et méfiez-vous de ceux qui le font. Nous avons vu des organismes certifiés en moins de dix jours une fois prêts, d’autres en trente : la variable, c’est la disponibilité de votre certificateur, pas votre dossier.
Ce qui dépend de vous : être prêt, et réserver votre date tôt. L’auto-diagnostic V10 vous dit en quatre minutes où vous en êtes, combien de jours votre audit durera et quelle formule vous y mène.
Le CFA, c’est la même démarche ?
Non. L’apprentissage ajoute des obligations propres (conventions tripartites, référent mobilité, lien avec l’employeur), et l’audit porte alors sur le périmètre le plus large du référentiel : en V10, jusqu’aux trente-trois indicateurs, dont le nouvel indicateur 33, que le projet de guide réserve à l’apprentissage.
Si vous débutez l’apprentissage, vous êtes nouvel entrant pour les indicateurs de cette catégorie : leur mise en œuvre est vérifiée à la surveillance.
C’est pour cela que l’accompagnement CFA est à 3 490 € HT et non 2 490 €. Si vous visez l’apprentissage à terme, dites-le dès le départ : l’ajouter plus tard coûte 1 490 € de plus.
J’ai déjà une société. Dois-je en créer une autre pour former ?
Pas nécessairement. Ce qui compte, c’est que l’objet social permette la formation et que l’activité déclarée soit clairement décrite.
Une société existante peut déclarer une activité de formation sans être recréée.
En revanche, si la formation devient une activité significative, la séparer facilite le pilotage, le bilan pédagogique et financier, et l’audit. C’est une question de gestion, pas une obligation, et c’est ce qu’on regarde en rendez-vous.
Ce qu’il faut retenir
Vendez d’abord, déclarez ensuite, tracez dès le premier jour.
- Le numéro de déclaration n’est pas un agrément : il s’obtient sur dossier, une fois la première convention conclue, et ne peut être refusé que dans les cas prévus à l’article L. 6351-3.
- Il faut une convention conclue pour déposer. Vendez une première action, puis déposez dans les trois mois.
- Qualiopi est obligatoire pour accéder aux fonds publics et mutualisés. Si aucun de vos clients ne passe par un OPCO, le CPF, France Travail, une région, l’État, une Transitions Pro ou l’Agefiph, elle n’a pas d’urgence.
- Le bilan pédagogique et financier est annuel et obligatoire, dès la première année. Sans activité déclarée, le numéro devient caduc, et il faut redéposer un dossier avant de pouvoir être certifié.
- Tracer dès le premier jour coûte dix minutes par action. Dix-huit mois plus tard, ce qui n’a pas été tracé ne se rattrape plus. C’est l’économie la plus sûre de ce parcours.