1L’essentiel
- La charge de la preuve pèse sur l’organisme : il présente tous documents établissant les objectifs, la réalisation et les moyens de chaque action, faute de quoi elle est réputée inexécutée et remboursée (L.6362-6).
- Tout élément probant est admis (R.6313-3) : émargements pour le présentiel, traces de connexion, travaux et évaluations pour la distance. L’OPCO paie sur facture et certificat de réalisation ; pour le compte personnel de formation, la déclaration de sortie sur EDOF produit elle-même le certificat.
- L’attestation de fin de formation n’est plus imposée par le code du travail depuis le 1er janvier 2019. Certains financeurs l’exigent par convention, certaines formations réglementées ont la leur, et le référentiel qualité impose d’évaluer les acquis.
2Ce que dit le texte
Prouver la réalisation
Les organismes qui réalisent des actions de formation « présentent tous documents et pièces établissant les objectifs et la réalisation de ces actions ainsi que les moyens mis en œuvre à cet effet ». À défaut, les actions sont réputées ne pas avoir été exécutées et donnent lieu à remboursement au cocontractant (L.6362-6).
Si le remboursement n’intervient pas dans le délai laissé pour présenter ses observations, une somme équivalente est versée au Trésor (L.6362-7-1). Établir ou utiliser intentionnellement des documents pour obtenir un paiement indu oblige en outre l’organisme à verser au Trésor une somme égale aux montants indûment reçus, solidairement avec ses dirigeants de droit ou de fait (L.6362-7-2).
La formation à distance
La réalisation se justifie « par tout élément probant » (R.6313-3). Une action en tout ou partie à distance comprend une assistance technique et pédagogique appropriée, une information sur les activités à effectuer à distance et leur durée moyenne, et des évaluations qui jalonnent ou concluent l’action (D.6313-3-1).
Ce sont ces trois éléments, avec les traces de connexion et les travaux rendus, qui justifient la partie à distance.
Ce que demandent les financeurs
| Financeur | Pièces de paiement | Ce qu’il peut demander en plus |
|---|---|---|
| OPCO | La facture et un certificat de réalisation établi par le dispensateur (arrêté du 21 décembre 2018). Les OPCO utilisent le modèle diffusé par le ministère du Travail en 2020. | Tout document complémentaire, en cas de plainte ou d’anomalie notamment, et un contrôle de la qualité sur pièces ou sur place. Sans les pièces, il ne prend pas en charge (R.6332-26). |
| Caisse des dépôts, pour le compte personnel de formation | La déclaration de sortie et de service fait sur EDOF, dans les trois jours ouvrés de la sortie, avec le taux de réalisation : durée réalisée sur durée totale. Elle produit l’attestation d’entrée et le certificat de réalisation. | Toute pièce justifiant la réalisation, pendant cinq ans après l’exécution de la formation. |
| France Travail, région | Les pièces prévues par la convention ou le marché. | Les absences et abandons, selon les modalités de la convention. |
Sur le compte personnel de formation, en cas d’abandon ou d’interruption, le paiement dépend de l’assiduité : au-delà de 80 %, la formation est payée en entier ; entre 25 % et 80 %, au prorata ; en dessous de 25 %, l’organisme perçoit un forfait de 25 % du prix. En cas de force majeure, le paiement suit le prorata de l’assiduité (conditions particulières, article 6.3.2).
La transmission des listes de stagiaires
Depuis le 27 juin 2026, pour les formations et les accompagnements à la validation des acquis de l’expérience qui préparent à une certification enregistrée au répertoire national ou au répertoire spécifique, l’organisme transmet par voie dématérialisée aux ministères et aux certificateurs la liste des stagiaires qui ont débuté ou interrompu l’action (L.6353-11).
Un décret en Conseil d’État doit en fixer les modalités, notamment pour les données personnelles ; il n’était pas paru à la date de vérification. Un manquement pourra valoir une amende administrative (L.6356-1).
L’attestation remise au stagiaire
Avant 2019, le code du travail imposait de remettre au stagiaire une attestation mentionnant les objectifs, la nature, la durée de l’action et les résultats de l’évaluation des acquis. La loi du 5 septembre 2018 a supprimé cette exigence de l’article L.6353-1.
L’attestation reste la pièce que le stagiaire attend et que l’employeur conserve pour une formation obligatoire. Elle est aussi l’une des façons de prouver l’évaluation des acquis exigée par l’indicateur 11.
Ce qu’exige le référentiel qualité
L’indicateur 9 demande d’informer les bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation ; l’indicateur 11, d’évaluer l’atteinte des objectifs ; l’indicateur 12, de décrire et mettre en œuvre des mesures pour favoriser l’engagement et prévenir les ruptures de parcours.
Pour l’indicateur 11, tout manquement, même partiel, est une non-conformité majeure ; les indicateurs 9 et 12 connaissent une non-conformité mineure en cas de respect partiel.
3Comment faire
- Informer avant le début : convocation avec dates, horaires, lieu ou modalités de connexion, programme, règlement intérieur et contact référent.
- Faire émarger par demi-journée, stagiaire et formateur, avec l’intitulé, la date et les horaires. Aucun texte ne l’impose, mais la plupart des financeurs l’attendent.
- Pour la distance, conserver les traces de connexion, les travaux rendus, les échanges avec le tuteur et les résultats des évaluations, et donner au stagiaire la durée moyenne de chaque activité.
- Suivre les absences en temps réel : relance le jour même, motif noté, information du financeur ou de l’employeur quand la convention le prévoit.
- Évaluer les acquis à la fin, et en cours de parcours pour une formation longue, avec des critères liés aux objectifs annoncés.
- Établir le certificat de réalisation à partir des heures réellement suivies, jamais du prévisionnel, puis la facture.
- Déclarer la sortie sur EDOF dans les trois jours ouvrés pour le compte personnel de formation, avec un taux de réalisation qui concorde avec les émargements.
- Remettre l’attestation de fin de formation, avec les objectifs, la durée suivie et le résultat de l’évaluation.
- Archiver par action : convention ou contrat, programme, convocations, émargements, évaluations, certificat, facture.
La règle des trois concordances
La convention, les émargements et le certificat de réalisation doivent concorder, et la facture en découle, puis les totaux du bilan pédagogique et financier. Un écart non expliqué est la première chose que repère un contrôleur.
4Les erreurs fréquentes
- Un seul émargement pour la journée quand le financeur attend la demi-journée, ou une signature en fin de session pour toute la formation.
- Des émargements complétés après coup : s’ils servent à obtenir un paiement, ils exposent au versement au Trésor prévu par l’article L.6362-7-2.
- Une formation à distance sans traces : ni connexions, ni travaux, ni évaluations, seulement un accès ouvert à une plateforme.
- Un certificat de réalisation qui reprend la durée prévue alors que le stagiaire a été absent.
- Un taux de réalisation déclaré sur EDOF qui ne correspond à aucun émargement.
- Une évaluation des acquis réduite au questionnaire de satisfaction : l’indicateur 11 porte sur l’atteinte des objectifs, pas sur l’avis du stagiaire.
- Des abandons constatés sans relance ni analyse de leurs causes.
- Des pièces dispersées entre la plateforme, la messagerie et les formateurs, introuvables le jour du contrôle.
5Ce que regarderont l’auditeur, la DREETS ou le financeur
L’auditeur Qualiopi
Il suit une action de l’échantillon de bout en bout : convocation, émargements, évaluations, suivi des absences, mesures contre les abandons. L’absence de preuve le jour de l’audit est une non-conformité.
Pour un nouvel entrant, l’indicateur 11 est audité à l’audit de surveillance. Ces numéros sont ceux du référentiel applicable aux audits réalisés jusqu’au 31 octobre 2026.
La DREETS
Le service régional de contrôle rapproche les conventions, les émargements, les certificats, les factures et le bilan pédagogique et financier. Ce qui n’est pas justifié est réputé inexécuté et remboursé (L.6362-6), et les documents établis pour obtenir un paiement indu donnent lieu à versement au Trésor (L.6362-7-2).
Le financeur
L’OPCO refuse la prise en charge sans les pièces prévues ou demandées, et signale les manquements aux services de contrôle de l’État (R.6332-26). La Caisse des dépôts peut demander les justificatifs pendant cinq ans et, en cas de manquement, refuser le paiement, demander un remboursement ou suspendre le référencement jusqu’à douze mois.
6Questions fréquentes
L’attestation de fin de formation est-elle encore obligatoire ?
Le code du travail ne l’impose plus depuis le 1er janvier 2019. Mais elle reste attendue par les stagiaires et les employeurs, certains financeurs l’exigent par convention, et elle est une façon simple de prouver l’évaluation des acquis.
Certaines formations réglementées exigent en outre une attestation ou un certificat propre, selon leur texte.
Quelle différence entre attestation et certificat de réalisation ?
L’attestation s’adresse au stagiaire et dit ce qu’il a appris. Le certificat de réalisation s’adresse au financeur et dit ce qui a été réalisé, en heures : c’est une pièce de paiement, qui engage l’organisme.
L’émargement électronique est-il accepté ?
Oui, la preuve se fait par tout élément probant (R.6313-3). Pour être convaincant, l’outil doit identifier le signataire, horodater la signature et empêcher toute modification après coup.
Certains financeurs précisent leurs propres exigences.
Le stagiaire a manqué une journée. Que facturer ?
À l’OPCO, les heures réellement suivies, telles qu’elles figurent au certificat de réalisation ; sur le compte personnel de formation, une absence ponctuelle entre dans le taux de réalisation, et l’abandon suit les seuils des conditions particulières.
Ce qui peut être facturé à l’entreprise ou au stagiaire pour les heures d’absence dépend de la convention ou du contrat.
Combien de temps conserver les pièces ?
Le code du travail ne fixe pas de durée de conservation des émargements. La Caisse des dépôts peut demander les justificatifs pendant cinq ans, et les factures et pièces comptables se conservent dix ans (code de commerce, L.123-22).
Garder le dossier complet de chaque action cinq ans au moins, et dix ans pour la partie comptable, est une précaution raisonnable, en limitant ensuite les données personnelles au strict nécessaire.
Comment justifier une formation entièrement à distance ?
Par les trois éléments de l’article D.6313-3-1, prévus dans l’action et tracés pendant son déroulement : assistance technique et pédagogique, activités et durées moyennes, évaluations. Les connexions seules ne suffisent pas à prouver l’apprentissage.
7Références et date de vérification
- Code du travail, article L.6362-6 : justification des objectifs, de la réalisation et des moyens des actions
- Code du travail, articles L.6362-7-1 et L.6362-7-2 : remboursement, versement au Trésor et documents frauduleux
- Code du travail, articles R.6313-3 et D.6313-3-1 : preuve de la réalisation et formation à distance
- Code du travail, article R.6332-26 : contrôle de service fait des opérateurs de compétences
- Arrêté du 21 décembre 2018 relatif aux pièces nécessaires au contrôle de service fait
- Code du travail, article L.6353-11 : transmission des listes de stagiaires aux ministères et aux certificateurs (issu de la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026, décret en Conseil d’État attendu)
- Code du travail, article L.6356-1 : avertissement et amende administrative (créé par la loi du 25 juin 2026)
- Caisse des dépôts, conditions particulières Mon Compte Formation applicables aux organismes de formation, version 15, mai 2026 (articles 4.1, 5.1.1, 5.1.2 et 6.3.2)
- Caisse des dépôts, portail des organismes de formation : calculer le taux de réalisation
- Code de commerce, article L.123-22 : conservation des documents comptables et pièces justificatives
- Ministère du Travail, DGEFP, Guide de lecture du référentiel national qualité, version 9, 8 janvier 2024 (indicateurs 9, 11 et 12)
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