Comptabilité et bilan pédagogique et financier

1L’essentiel

• Comptabilité : tout organisme de droit privé établit chaque année un bilan, un compte de résultat et une annexe, selon les règles du code de commerce (L.6352-6 et D.6352-16). Au-delà de deux des trois seuils de l’article R.6352-19, il désigne un commissaire aux comptes.
• Bilan pédagogique et financier : il est transmis chaque année, avant le 30 avril, en pratique par Mon Activité Formation (R.6352-23). En 2026, la campagne a été ouverte jusqu’au 31 mai, mais ce report se décide chaque année.
• Sanction : un bilan non transmis, ou qui ne fait apparaître aucune activité, rend la déclaration d’activité caduque (L.6351-6), selon les régions dès le premier bilan à zéro ou après deux ; le manquement peut en outre valoir, depuis le 27 juin 2026, une amende administrative.

2Ce que dit le texte

Les comptes annuels

Les dispensateurs de formation de droit privé établissent chaque année un bilan, un compte de résultat et une annexe (L.6352-6), selon les principes et méthodes comptables du code de commerce (D.6352-16). L’obligation vaut quelle que soit la forme juridique : association, société, entrepreneur individuel.

Sur demande des inspections compétentes, ces comptes du dernier exercice clos leur sont transmis (L.6352-11, 2^e alinéa).

Les comptabilités distinctes

• Un organisme à activités multiples suit de façon distincte l’activité de formation continue et celle d’apprentissage (L.6352-7).
• Celui qui intervient dans des actions de VAE parmi d’autres activités tient une comptabilité distincte pour cette activité (D.6352-18).
• Un dispensateur de droit public tient un compte séparé pour la formation continue et pour l’apprentissage (L.6352-10).

Le commissaire aux comptes

Un dispensateur de droit privé désigne au moins un commissaire aux comptes et un suppléant lorsqu’il dépasse, à la fin de l’année civile ou à la clôture de l’exercice, deux des trois seuils suivants : trois salariés, 153 000 € de chiffre d’affaires ou de ressources hors taxe, 230 000 € de total de bilan (R.6352-19).

L’obligation cesse lorsque ces seuils ne sont plus dépassés pendant deux exercices successifs (R.6352-20). Ces seuils propres à la formation s’appliquent sans préjudice des règles du code de commerce propres à certaines sociétés.

Le bilan pédagogique et financier

Toute personne qui réalise des actions de formation, des bilans de compétences, de la VAE ou de l’apprentissage adresse chaque année à l’administration un document retraçant l’emploi des sommes reçues et dressant le bilan pédagogique et financier de son activité (L.6352-11). Il indique (R.6352-22) :

1. les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable ;
2. le nombre de stagiaires et d’apprentis accueillis ;
3. les heures suivies par les stagiaires et apprentis, et les heures dispensées, selon la nature, le niveau, le domaine et la durée des formations ;
4. la répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises ;
5. les données comptables relatives aux prestations de formation.

Il est adressé au préfet de région avant le 30 avril, et peut l’être par le téléservice Mon Activité Formation (R.6352-23). Le préfet peut en outre demander la liste des prestations réalisées ou à accomplir (R.6352-24).

Ce qui en dépend

• La déclaration d’activité : elle devient caduque lorsque le bilan ne fait apparaître aucune activité ou n’a pas été adressé (L.6351-6). Certaines DREETS la constatent dès un bilan à zéro, d’autres après deux bilans à zéro consécutifs. Seuls les organismes à jour figurent sur la liste publique (L.6351-7-1).
• Le CPF : le respect des obligations des articles L.6352-1, L.6352-2, L.6352-6 et L.6352-11 conditionne le référencement sur Mon compte formation (L.6323-9-1, 1°).
• Qualiopi : le chiffre d’affaires inscrit au dernier bilan transmis fixe la durée de l’audit, et l’absence de premier bilan désigne le nouvel entrant (questions-réponses du ministère, questions 2.12 et 7.1).
• Les amendes : depuis le 27 juin 2026, un manquement aux articles L.6352-6 à L.6352-13 peut valoir un avertissement ou une amende administrative de 4 000 € au plus (L.6356-1 et L.6356-2).

3Comment faire

1. Paramétrer la comptabilité dès le départ : comptes de produits distincts par nature de financeur (entreprises, OPCO, CPF, particuliers, pouvoirs publics, sous-traitance), et analytique séparant formation continue, apprentissage, VAE et activités hors formation.
2. Tenir, action par action, le nombre de stagiaires, les heures suivies et les heures dispensées : ce sont les chiffres du bilan, et ceux que le contrôleur rapprochera des émargements.
3. Clôturer l’exercice et établir les comptes annuels, puis vérifier les seuils du commissaire aux comptes.
4. Remplir le bilan dans Mon Activité Formation sur l’exercice clos, en veillant à la concordance entre produits déclarés et comptabilité.
5. Déclarer même sans activité : un bilan à zéro vaut mieux qu’aucun bilan, mais il expose aussi à la caducité ; mieux vaut en connaître la conséquence.
6. Transmettre avant le 30 avril, sans compter sur un report éventuel, et conserver l’accusé de dépôt.
7. Garder les comptes à disposition : ils peuvent être demandés par l’administration à tout moment.

4Les erreurs fréquentes

• Oublier le bilan d’une année creuse. C’est la cause la plus banale de perte du numéro de déclaration d’activité.
• Des produits au bilan qui ne concordent pas avec la comptabilité ou avec les factures. C’est la première incohérence que cherche un contrôleur.
• Mal ventiler une action sous-traitée : le donneur d’ordre la déclare dans ses financements et dans ses stagiaires et heures, avec le détail de la part sous-traitée ; le sous-traitant déclare ce qu’il a facturé sur la ligne prévue et ses stagiaires et heures dans le cadre réservé aux formations confiées par un autre organisme, jamais dans celui de ses propres stagiaires.
• Confondre heures suivies et heures dispensées : dix stagiaires pendant sept heures, ce sont soixante-dix heures suivies, et sept heures dispensées.
• Ignorer les seuils du commissaire aux comptes, propres à la formation et plus bas que ceux du droit commun des sociétés.
• Se fier à des guides périmés qui annoncent encore une amende pénale de 4 500 € : ce régime a été remplacé le 27 juin 2026 par des amendes administratives.
• Tenir une seule comptabilité pour une activité de conseil et une activité de formation, sans analytique : le bilan devient invérifiable.

5Ce que regarderont l’auditeur, la DREETS ou le financeur

L’auditeur Qualiopi

Le certificateur collecte le dernier bilan pédagogique et financier avant chaque audit : son chiffre d’affaires fixe la durée d’audit, selon trois tranches, moins de 150 000 €, de 150 000 € à moins de 750 000 €, 750 000 € et plus (questions-réponses du ministère, questions 2.12 et 2.15). Un organisme qui n’a encore transmis aucun bilan est traité en nouvel entrant (question 7.1).

Un nouveau bilan qui fait changer de tranche en cours de contrat modifie la durée de l’audit (question 2.15).

La DREETS

Le service régional de contrôle de la DREETS (DRIEETS en Île-de-France) reçoit les bilans et en tire la caducité des déclarations. En contrôle, il rapproche les produits déclarés, les comptes annuels, les conventions, les factures et les heures réalisées.

Le financeur

La Caisse des dépôts subordonne le référencement sur Mon compte formation au respect des obligations comptables et du bilan (L.6323-9-1). Les Régions qui financent un organisme reçoivent son bilan pédagogique et financier et ses comptes du dernier exercice (L.6351-7).

6Questions fréquentes

7Références et date de vérification

1. Code du travail, articles L.6352-6 à L.6352-11 : obligations comptables et bilan pédagogique et financier
2. Code du travail, articles D.6352-16 à D.6352-18 et R.6352-19 à R.6352-24 : modalités (R.6352-22 et R.6352-24 dans leur rédaction du 9 novembre 2019)
3. Code du travail, article L.6351-6 : caducité de la déclaration d’activité
4. Code du travail, articles L.6356-1 et L.6356-2 : amendes administratives
5. Ministère du Travail, DGEFP, Questions-réponses sur la certification qualité, version 2, septembre 2023 (questions 2.12, 2.15 et 7.1)
6. Téléservice Mon Activité Formation

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